Tugas 6 - Departemen Sales/Penjualan PT Jelly Fish Indonesia

PT Jelly Fish Indonesia merupakan Supplier Jasa yang bergerak di bidang jasa Maintenance (AC dan komputer), jasa Security, dan jasa Office Boy.

Secara fungsi, di PT Jelly Fish Indonesia ini terdiri dari 7 fungsi utama:
1. Purchasing : Quotation - PR - PO - Receiving
2. Penjualan/Sales : SO - DO - Delivery - Customer Invoice - Payment, termasuk Setting Modul Sales
3. Master Data : Product, Supplier, Customer, termasuk setting Modul Master Data, User, dan SOD (Segregation of Duties), dan Setting User
4. HRD : Penggajian
5. Accounting : Create Chart of Account, Opening Balance, Invoice, termasuk setting Modul Accounting
6. Finance : Invoice, Payment
7. HRD : Penerimaan Karyawan, Cuti, Penilaian


DEPARTEMEN SALES/PENJUALAN


Definisi

Sale adalah menawarkan sesuatu produk kepada konsumen, sebagai suatu pekerjaan atau kegiatan untuk menjadikan seseorang sebagai customer atau langganan. Jadi arti sales di sini adalah penjualan.


Fungsi

• Untuk memotivasi calon pelanggan agar ia bertindak dengan suatu cara yang dikehendaki olehnya yaitu membeli.
• Dapat mengarahkan sasaran mana dan kepada siapa produk akan ditawarkan dan dijual.
• Dapat meyakinkan atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan.
• Dapat meyakinkan calon pelanggan yang diketahui ragu-ragu dalam mengambil keputusan atau menentukan pilihan.

Beberapa hal yang harus dikuasai sales person adalah (1) product knowledge, (2) price policy, (3) human relation.

1. Product Knowledge  (pengetahuan tentang produk)
Adalah yang meliputi masalah yang berhubungan dengan keadaan fisik, jenis, ukuran, design dan warna, manfaat terhadap konsumen, bahkan kelebihannya dengan produk lain yang sama.

2. Price Policy (kebijaksanaan harga jual)
Sejenis produk yang ditawarkan atau dijual mempunyai klasifikasi harga. Adanya suatu design harga tertentu yang ditawarkan untuk suatu volume penjualan. Apakah ada insentif tertentu (discount/commission) bagi pembeli.

3. Human Relation.
Kemampuan tenaga penjual dalam hubungannya dengan masyarakat pasar tertentu untuk mempengaruhinya dan pada akhirnya menjadi konsumen.

Langkah-langkah proses penjualan yang diharapkan berujung pada keberhasilan :

1. Approach (pendekatan kepada prospek)
Pendekatan kepada calon pembeli/konsumen memerlukan persiapan dan perencanaan yang baik yang antara lain pengetahuan tentang :

• Siapakah calon pembeli/konsumen ?
• Apakah kebutuhan/keinginannya ?
• Adakah kemungkinan perubahan situasi atas kebutuhan maupun produk yang ditawarkan ?
• Siapkah kiat dengan penolakan/keberatan.

2. Presentation (penyajian)
Dalam tahapan presentasi seorang sales harus sanggup menjual “Dirinya” dalam arti mau membantu memuaskan kebutuhan para konsumen (misalnya membantu memecahkan persoalan para calon konsumen terhadap suatu produk yang dijual). Komunikasi adalah merupakan sarana paling menentukan untuk mengetahui kebutuhan pembeli :

• Tata bahasa yang baik
• Courtesy / kesopanan
• Jelas / tepat, tidak berbelit-belit
• Memberikan ide, manfaat dan kelebihan produk.

Satu hal lain yang tak kalah pentingnya adalah First Impression atau kesan pertama kepada pelaku penjualan yang positif akan membantu kelancaran proses penjualan.

3. Selling (menjual)
Proses menjual dari seorang sales harus dapat memberi keyakinan kepada pembeli atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan. Dengan bekal Product Knowledge dan pengembangan komunikasi yang efektif diharapkan pembeli menjadi pelaku pembeli.

4. Closing The Sale
Suatu transaksi penjualan terjadi karena penjualan memperoleh persetujuan dari calon pembeli untuk membeli atau menggunakan produk/jasa yang ditawarkan. Tahapan ini merupakan keberhasilan seorang penjual mempengaruhi dan meyakinkan calon pembeli. Langkah-langkah administratif untuk menutup penjualan dapat berupa : statement, order dan tanda terima pembayaran. Dalam jasa pelayanan wisata maka pembeli/konsumen akan menikmati produk wisata setelah terjadinya closing the sale.

5. After Sales Service
Kesempurnaan dari suatu penjualan yang berhasil adalah ditutup dengan Pelayanan Purna Jual. Kegiatan tersebut antara lain  :

• Pemberian ucapan terima kasih melalui surat, atas pembelian suatu produk   atau jasa.
• Memberikan suatu kenang-kenangan (souvenir).
• Mengirim kartu ucapan pada hari-hari besar atau ulang tahun.
• Megadakan direct contact secara regular.

Tugas

1. Melaksanakan kegiatan penjualan melalui telepon terhadap target konsumen (perusahaan-perusahaan perdagangan dan industri, kantor-kantor pemerintah, asosiasi perkumpulan keagamaan, olahraga, sosial, konsulat) secara sistematik, serta melengkapi laporan kegiatan untuk setiap hubungan yang dilakukan.
2. Memelihara semua hasil analisis penjualan yang telah dibuat.
3. Atas persetujuan pimpinan, dalam melaksanakan kerjasama dengan perwakilan perusahaan lain dalam memperoleh peluang usaha, melakukan penjualan bersama, mendiskusikan strategi dan sebagainya.
4. Melakukan tindak lanjut pelayanan, untuk memberikan kepuasan kepada konsumen.
5. Melakukan tindak lanjut setiap kegiatan yang dilakukan untuk memperoleh peluang usaha pada saat mendatang.
6. Menghubungi humas setiap saat dan memberikan bantuan apabila diperlukan, misalnya dalam memberikan hadiah-hadiah promosi kepada para pelanggan.
7. Melaksanakan kegiatan pemasaran lainnya sesuai dengan tugas yang diberikan oleh manajer penjualan.

Berikut merupakan Business Process Fungsi Sales/Penjualan

Link dropbox Business Process Penjualan/Sales
https://www.dropbox.com/s/wycrfuv8qesk4br/Business%20Process%20Sales.jpg?dl=0

Berikut merupakan Item Jual dan Customer PT JFI dalam OpenERP

Item Jual PT JFI

Customer PT JFI